Social Collaboration Tools

Untersuchungen belegen, dass Unternehmen nicht nur ihre Arbeitseffizienz durch vernetzte Zusammenarbeit verbessern, sondern durch den optimalen Einsatz geeigneter Werkzeuge auch innovativer werden können. Dazu ist es notwendig, das gesamte Know-how im Unternehmen, aber auch in den externen Netzwerken verfügbar zu machen und die Zusammenarbeit zu erleichtern.

Alle Hilfsmittel, die diese Zielsetzung unterstützen, werden als Collaboration Tools – oder, um die Vernetzungskomponente noch stärker zu betonen, als Social Collaboration Tools – bezeichnet. Die Historie dieser Werkzeuge ist lang und beginnt mit der weiten Verfügbarkeit von E-Mail und Datei-Sharing. Das Thema ist also keineswegs neu. Allerdings haben die Social Collaboration Tools seit damals eine kontinuierliche Wandlung und Weiterentwicklung erfahren. Als Meilensteine gelten beispielsweise Lotus Notes und Microsoft SharePoint, in neuerer Zeit auch Angebote wie der Kommunikationsdienst Slack oder die kollaborativen Office-Angebote GSuite von Google oder Paper von Dropbox.

An diesen Beispielen zeigt sich auch, dass Social Collaboration Tools immer häufiger auf Cloud-Services zurückgreifen: Die Werkzeuge stehen damit nicht mehr nur innerhalb des Unternehmens zur Verfügung, sondern werden von Dienstleistern mit eigener Infrastruktur bereitgestellt und sind so weltweit und auch unternehmensübergreifend nutzbar. Dem Vorteil, die Zusammenarbeit sehr einfach auf Partner und Zulieferer ausweiten zu können, stehen dabei aber zum Teil Datenschutzbedenken entgegen.

Typische Szenarien, in denen Social Collaboration Tools ihre Stärken entfalten:

• Suche nach Experten
• mobiles Arbeiten
• Austausch in Interessensgruppen
• firmeninterne Bereitstellung und Pflege von Informationen und Neuigkeiten
• Austausch von Dokumenten
• Kommunikation und Abstimmung im Team
• Suche nach Wissen
• Bereitstellung und Bearbeitung von Anträgen und Formularen

Es geht also um Kommunikation, Kooperation und (Ressourcen-)Koordination, weshalb man auch vom 3K-Modell spricht. Darüber hinaus ist der Scope (also die Reichweite) der Lösung bedeutend: Während sich einige Werkzeuge auf die Zusammenarbeit auf Team- oder Abteilungsebene konzentrieren, geht es bei anderen um den unternehmensweiten oder auch unternehmensübergreifenden Einsatz. Darüber hinaus ist ein wichtiges Differenzierungsmerkmal, ob die Kommunikations- und Kooperationsinstrumente auf eine synchrone (Echtzeit) oder asynchrone (zeitversetzte) Nutzung ausgelegt sind.

Recht neu sind zudem Bemühungen, auch KI-Komponenten zu integrieren. Hier reichen die Angebote von einer automatischen Übersetzung von Nachrichten (ggf. in Echtzeit, z.B. für Konferenzsysteme) über die automatische Klassifizierung, das Tagging und die Archivierung von Informationen bis hin zu Chat-Bots, die autonom auf Fragen antworten oder die bestimmte Informationskanäle überwachen und bei Zutreffen festgelegter Parameter automatisch Benachrichtigungen versenden können.

Seit den Anfängen der Groupware-Lösungen und CSCW-Tools (Computer Supported Cooperative Work) hat sich der Bereich dramatisch weiterentwickelt, zugleich ist die Zahl der Anbieter und der horizontalen wie vertikalen Serviceangebote dramatisch gewachsen. Gleichzeitig sehen ExpertInnen in angepassten und optimal integrierten Social Collaboration Tools ein strategisches Schlüsselelement für die erfolgreiche digitale Transformation von Unternehmen und die Umsetzung von IoT- und Industrie 4.0-Vorhaben.