RPA und RDA
Unter Robotic Process Automation (RPA) bzw. Robotic Desktop Automation (RDA) versteht man Software-Roboter („intelligente Hilfsprogramme“), die einzelne Arbeitsschritte von MitarbeiterInnen simulieren und diese so von zeitraubenden, repetitiven und stupiden Aufgaben befreien.
Alle sprechen von Digitalisierung und der Automatisierung von Unternehmensabläufen. Im Idealfall soll alles zu 100 Prozent digital und automatisiert ablaufen. Doch ein Blick auf die typischen Arbeitsabläufe zeigt, wie utopisch diese Forderung häufig aus Sicht der MitarbeiterInnen erscheint: Untersuchungen zeigen, dass viele Mitarbeiter in der täglichen Arbeit zwischen 5 bis 20 Anwendungen wechseln, dabei manuell Daten von einer Anwendung in eine andere kopieren, Daten auf Konsistenz überprüfen, Informationen suchen, die sich in verschiedenen überlappenden Anwendungen oder auch irgendwo im Internet befinden können.
Datenbestände und Prozesse sind oft auf die verschiedenen Anwendungen verteilt, darunter sogenannte Legacy-Software, die „schon immer“ im Einsatz ist und von der IT-Abteilung irgendwie am Laufen gehalten wird, aber nie modernisiert und integriert wurde. Die ideale Grundlage für eine durchgehende Digitalisierung und Automatisierung der Abläufe würde bedeuten, all diese Systeme zu ersetzen oder zumindest zu integrieren, Daten an einer zentralen Stelle zu speichern und so weiter. Das verursacht nicht nur enorme Kosten, die sich viele Unternehmen nicht leisten können oder wollen, sondern bedeutet auch lange Entwicklungs-, Einführungs- und Übergangszeiten.
Hier kommen RPA und RDA ins Spiel: Statt komplett neue Softwarelösungen zu entwickeln, integriert man die bestehenden Anwendungen über Software-Roboter, oft auch als Bots bezeichnet. Diese Automatisierungstools machen im Grunde nichts anderes als der einzelne Anwender, die einzelne Anwenderin.
Ein einfaches Beispiel: Der Bot markiert bestimmte Daten in einem Programm, kopiert sie, wechselt automatisch in ein anderes Programm, klickt sich dort an die richtige Stelle und fügt die Daten dort, gegebenenfalls auch anders aufbereitet, automatisch ein.
Das hat den Vorteil, dass Fehler vermieden werden, die bei solchen manuellen Arbeiten häufig passieren, und der Prozess automatisiert viel schneller ablaufen kann, als wenn er durch einen Mitarbeiter manuell durchgeführt werden muss: Einmal aufgesetzt funktioniert der Bot immer gleich, solange sich die Oberfläche der beteiligten Anwendungen nicht ändert.
Die Möglichkeit, solche Software-Roboter mit KI-Methoden immer „intelligenter“ zu machen, hat diesem Marktsegment enormen Aufschwung verschafft: So ist es für einen solchen Bot ein Leichtes, aus einer in einer E-Mail markierten Kundenadresse automatisch Nachname, Vorname, Titel, Unternehmens- und Abteilungsbezeichnung, Adressbestandteile et cetera zu identifizieren, zu separieren und in einem Schritt in die passenden Felder im CRM-System einzufügen.
Ein anderer Bot könnte automatisch Informationen zu einem Kunden aus verschiedenen Anwendungen zusammensuchen, sobald eine Kunden-, Bestell- oder Supportnummer erkannt wurde. Auch das Einloggen in Anwendungen und Websites kann ein Software-Bot vorbereiten, indem die Anwendungen oder URLs automatisch aufgerufen und Login-Daten automatisch eingetragen werden.
Webscraper können Websites oder Unternehmensdaten auf Veränderungen hin überwachen und beispielsweise Änderungen protokollieren oder bei bestimmten Veränderungen Alarme oder Aktionen auslösen.
RPA (Robot Process Automation) versucht, bestimmte Aufgaben oder Teilaufgaben („Prozesse„) komplett über solche Software-Bots zu automatisieren. Die Interaktion des Bots mit dem Mitarbeiter wird minimiert oder eliminiert. Ziel ist es, Bots zu entwickeln, die kontinuierlich Aufgaben abarbeiten, sich also auch auf komplette Prozesse konzentrieren, die ständig anfallen. Allerdings lassen sich nur wenige Prozesse so komplett automatisieren. Im Extremfall ersetzt die RPA eine Arbeitskraft vollständig.
RDA (Robot Desktop Automation) konzentriert sich hingegen auf die Unterstützung von MitarbeiterInnen im Arbeitsablauf. Daher auch der Name Robotic Desktop Automation: Die RDA-Bots unterstützen MitarbeiterInnen bei zeitaufwendigen, monotonen Tätigkeiten, die allerdings nur sporadisch anfallen. So fällt das Suchen, Beobachten, Erkennen, Erfassen, Kopieren, Sortieren, Abgleichen und Aggregieren von Daten fällt im Alltag immer wieder an und ist zeitraubend und fehleranfällig, es handelt sich aber oft nicht um die Kerntätigkeit des Mitarbeiters. RDA hilft dabei, die Produktivität der MitarbeiterInnen zu steigern, ersetzt sie aber nicht, sondern unterstützt sie – der persönliche (Software-)Roboter am Arbeitsplatz.
(Bild von Mudassar Iqbal auf Pixabay)
