Robotic Process Automation: Viel Potenzial ungenutzt

Viele Unternehmen in Deutschland, Österreich und der Schweiz haben das Potenzial von RPA-Lösungen erkannt: Mehr als die Hälfte von ihnen setzt die Software-Roboter, sogenannte Bots, inzwischen zur Prozess-Automatisierung ein. Wissensdefizite sorgen allerdings dafür, dass viel Potenzial ungenutzt bleibt. Dies sind zwei der Kernergebnisse der Studie „Robotic Process Automation in der DACH-Region – Analyse mit Blick auf Finance & Accounting“, die die Wirtschaftsprüfungs- und Beratungsgesellschaft PricewaterhouseCoopers (PwC) erstellt hat.

PwC hat 141 Unternehmen der DACH-Region aus dem verarbeitenden Gewerbe, dem Handel und dem Dienstleistungssektor dazu befragt, wie weit sie beim Einsatz der Technologie sind und wofür sie RPA einsetzen. Der Großteil von ihnen erwirtschaftete 2019 einen Umsatz zwischen 100 und 500 Millionen Euro (61 Unternehmen) bzw. mehr als 500 Millionen Euro (54 Unternehmen).

Entscheider überschätzen Aufwand und Komplexität häufig

Software-Roboter zur Prozessautomatisierung sind bei den befragten Unternehmen recht verbreitet: Im Schnitt der drei untersuchten Länder setzen 54 Prozent die Technologie ein. Etwas höher ist der Durchschnittswert bei Unternehmen in der Schweiz (63 Prozent), in Österreich (57 Prozent) sowie bei mittelgroßen Unternehmen (57 Prozent). Die Mehrheit der Unternehmen, die noch keine Bots zur Automatisierung einsetzen, hat sich zum Befragungszeitpunkt noch nicht mit der Technologie befasst – 57 Prozent dieser Unternehmen geben dies an. Vor allem mittelgroße Unternehmen begründen so ihren Verzicht auf RPA (81 Prozent).

Allerdings: 34 Prozent der Befragten beabsichtigen, mit dem RPA-Einsatz bald nachziehen zu wollen. Die übrigen zwei Drittel sorgen sich unter anderem wegen eines eventuell zu hohen Implementierungsaufwands (44 Prozent). Prof. Dr. Rüdiger Loitz, Leiter des Bereichs Capital Markets & Accounting Advisory Services von PwC Deutschland, sagt dazu: „RPA gehört weit nach oben auf die strategischen Digitalisierungsagenden von Entscheidern. Wir wissen aus der Projektarbeit, dass viele sich noch zu wenig damit befassen, weshalb sie den Implementierungsaufwand, die Komplexität und die Kosten für RPA oft überschätzen. In der Folge lassen die Unternehmen viel Potenzial, ihre Effizienz zu steigern und Kosten zu sparen, ungenutzt.“

Software-Roboter verhandeln Einkaufspreise

Ein weiteres Studienergebnis: Die häufigsten Einsatzbereiche für Bots sind das Controlling (63 Prozent), das Berichtswesen (61 Prozent), die Qualitätssicherung (41 Prozent) und die Validierung von Daten (ebenfalls 41 Prozent). Andrea Bardens, Partnerin bei PwC Deutschland, sagt: „Die Studie bringt vieles hoch, was wir erwartet haben, aber nicht nur in der Qualitätssicherung und für Datenübertragungen und -validierungen wird RPA noch deutlich zu wenig genutzt. Es gibt in jedem Unternehmen Bereiche mit einfach strukturierten, wiederkehrenden, manuellen Prozessen – das Automatisierungs- und Effizienzpotenzial ist hoch.“

Die PwC-Expertin verweist auch darauf, dass die fortschrittlichsten Firmen RPA bereits zu Preisverhandlungen im Einkauf oder, kombiniert mit Chatbots, im Kundenkontakt einsetzen. Aber es gibt noch mehr Möglichkeiten, so Bardens: „Manchmal geht es nicht nur darum, einen manuellen Prozess abzulösen, oder schneller zu machen. Bots können zum Beispiel auch kurzfristig eingesetzt werden, um Daten aus Systemen zusammenzutragen, die bisher nicht verbunden sind, um in Situationen wie der Krise schnell auf Knopfdruck und nach Bedarf Analysen zu ermöglichen. Sie können auf den Kunden zugeschnitten werden und, um mal in Bildern zu sprechen: Bots spielen die Bälle dann zuverlässig so zu, wie sie gebraucht werden.“

Bots können menschliche Mitarbeiter entlasten

Die häufig geäußerte Sorge, dass die Software-Roboter viele menschliche Mitarbeiter ersetzen könnten, bestätigt die Studie nicht. Im Gegenteil: Rund 7 von 10 Unternehmen (72 Prozent), die RPA einsetzen, verzichten zugunsten der Bots nicht auf Angestellte. Lediglich 18 Prozent der Befragten geben an, dass sie direktes Reduktionspotenzial sehen. Von ihnen wollen die meisten höchstens zwei Vollzeitkräfte weniger beschäftigen. PwC-Experte Rüdiger Loitz kommentiert: „Im Vordergrund beim RPA-Einsatz steht, Effizienzpotenziale zu nutzen und menschliche Mitarbeiter zu entlasten. Denn diese arbeiten wegen zunehmender Regelungen, neuen Steuergesetzen und wegen des Fachkräftemangels unter hohem Druck. Gleichzeitig steigen die Qualitätsanforderungen.“ RPA könne helfen, diese Herausforderung zu bewältigen.

Harmonisierte Prozesse erleichtern die Automatisierung

Das Rechnungswesen gehört der Studie zufolge zu den Unternehmensabteilungen, in denen RPA besonders häufig zum Einsatz kommt. Hier haben Unternehmen ihre Bots bisher insbesondere auf Buchungen (75 Prozent) und Berichterstellungen (70 Prozent) programmiert. Mehr als 72 Prozent nutzen die Technologie in der Kreditorenbuchhaltung. Am zweithäufigsten nannten die Befragten die Debitorenbuchhaltung als RPA-Einsatzbereich, mit 51 Prozent allerdings deutlich weniger.

„Dass Unternehmen die Bots in der Kreditorenbuchhaltung einsetzen, sehen wir in Digitalisierungsprojekten häufig“, sagt Andrea Bardens. „Diese Aufgaben sind belegintensiv und erfordern viele repetitive Tätigkeiten. Hinzu kommt, dass solche Aufgaben vorher häufig in Shared Service Center ausgelagert und die Prozesse dafür bereits in gewissem Umfang harmonisiert worden sind. Das erleichtert die Automatisierung mit RPA.“

(Quelle: ots / PwC, Bild von Mudassar Iqbal auf Pixabay)