Produktiver mit „No Meetings“-Tagen

Meetings sind aus dem Geschäftsalltag nicht wegzudenken. Doch es handelt sich auch um Zeitfresser, um die herum der ganze Tagesablauf geplant werden muss. Manche Tage werden durch aufeinanderfolgende Besprechungen regelrecht „zerhackt“, die Phasen, in denen man kontinuierlich an einer Aufgabe arbeiten kann, ohne unterbrochen zu werden, werden immer seltener und kürzer.

Immer mehr Unternehmen und Abteilungen führen daher sogenannt „No Meetings“-Tage ein, an denen keine Besprechungen angesetzt werden. Ziel ist es, den MitarbeiterInnen die Möglichkeit zu geben, diese Tage für Arbeiten einzuplanen, die einen kontinuierlichen Fokus über längere Zeit benötigen.

Die Ersten, die mit solchen „No Meetings“-Tagen erfolgreich die Produktivität ihrer MitarbeiterInnen gesteigert haben, waren Software-Abteilungen. Das ist letztlich nicht verwunderlich, da Programmierleistungen besonders stark durch Unterbrechungen und Störungen leiden und jeweils eine neue Einarbeitungsphase in den Code nach sich ziehen. In immer mehr Softwareunternehmen gibt es daher Regeln, dass bestimmte, teilweise zusammenhängende Tage regelmäßig als besprechungsfrei deklariert werden – beispielsweise jeder Mittwoch und Donnerstag. Dies gibt den EntwicklerInnen die Möglichkeit, besonders anspruchsvolle Aufgaben auf diese Tage zu legen.

Wichtig ist, dass die Termine für „No Meetings“-Tage und ihr Sinn klar und mit ausreichender Vorlaufzeit kommuniziert werden, um allen Betroffenen die Möglichkeit zu geben, die eigenen Arbeitsabläufe darauf abzustimmen. Dabei ist es zunächst egal, ob Sie nur den ersten Montag im Monat als besprechungsfrei für Ihre Abteilung festlegen oder zwei Tage in der Woche – wichtig sind Planbarkeit, Regelmäßigkeit und Konstanz.

Das „No Meetings“-Prinzip wirkt langfristig: Nur dadurch, dass es einen Tag ohne Besprechungen gibt, steigt die eigene Produktivität nicht automatisch. Kann man sich aber darauf einstellen, regelmäßig unterbrechungsfreie Tage für die eigene Arbeit einplanen zu können, verändert sich der Arbeitsrhythmus. Oft wird daher empfohlen, „No Meetings“-Tage zumindest alle 14 Tage anzusetzen.

Bringen Sie die Idee doch einmal in Ihrer Abteilung ein, wenn Sie sich besprechungsgeschädigt fühlen – und geben Sie dem Projekt mindestens sechs Monate, um seine Wirkung zu entfalten.