Produktiver mit iOS 11 (Teil 2): Notizen, Scans & Handschriftliches

Im ersten Teil unserer kleinen Reihe haben wir Ihnen nützliche Kleinigkeiten vorgestellt, die Apple in iOS 11 integriert hat. Heute geht es um Funktionen für den Büroalltag. Obwohl schon seit 20 Jahren propagiert, scheint das papierlose Büro heute so weit entfernt wie eh und je. Der Alltag ist vielmehr, dass wir ständig Dokumente zu bearbeiten haben, irgendetwas unterschreiben und weiterleiten müssen und ohne Notizen nicht wüssten, wo uns der Kopf steht.

iOS hält für all diese Aufgaben nützliche Werkzeuge bereit, ohne dass Sie auf Apps von anderen Anbietern zurückgreifen müssen. Insbesondere die App mit dem banalen Namen „Notizen“, die keineswegs neu ist, hat unter iOS 11 nochmals kräftig an Funktionsumfang zugelegt und ist jetzt ein würdiger Konkurrent zu Evernote, OneNote und ähnlichen Apps.

Dokumente abfotografieren, digitalisieren und mit Anmerkungen versehen

Die im Alltag vielleicht nützlichste Funktion ist der eingebaute Dokumentenscanner: Öffnen Sie die App, öffnen oder erstellen Sie eine Notiz und dann drücken Sie auf das Plus-Symbol rechts in der Zusatzleiste über der Tastatur. Es öffnet sich ein Menü mit verschiedenen Optionen, unter anderem „Dokument scannen“. Anschließend öffnet sich das Kameramodul, Sie können die Kamera auf ein Dokument richten (es muss nicht perfekt sein), und im Automatikmodus erkennt iOS nun die Seite, macht eine Aufnahme, schneidet sie automatisch zurecht und optimiert Farbe und Kontrast. So können Sie auch mehrere Seiten nacheinander einscannen – der Weg zum Scanner wird damit überflüssig.

Anschließend können Sie die so eingescannten Seiten sogar noch weiter bearbeiten und beispielsweise mit dem Apple Pencil unterschreiben oder annotieren und dann speichern oder per Mail als PDF weiterleiten. Die Scan-Funktion ist aber auch nützlich, um Belege für eine Dienstreise zu sammeln und zu digitalisieren oder auch Besprechungsnotizen abzufotografieren und so an zentraler Stelle zu sammeln.

Tabellen anlegen

Zweifellos ist eine Tabellenkalkulation am besten geeignet, mit tabellarischen Daten zu arbeiten. Aber manchmal möchte man in seinen Notizen einfach eine Tabelle nutzen, um die Inhalte übersichtlicher und strukturierter darzustellen. Die Notizen-App hat diese von Nutzern häufig gewünschte Funktion nun erhalten.

Eine Tabelle fügen Sie ganz ähnlich in Ihre Notizen ein wie ein gescanntes Dokument: Die Funktion befindet sich links an zweiter Stelle in der Zusatzleiste über der Tastatur. Wenn Sie das Symbol drücken, wird eine 2×2-Tabelle in der Cursorposition in die aktuelle Notiz eingefügt. Anschließend können Sie wie gewohnt Zeilen und Spalten hinzufügen oder löschen, die Zellen der Tabelle mit Inhalten befüllen und diese Inhalte formatieren.

Checklisten anlegen & verwalten

Was wäre der Büroalltag ohne Checklisten? Auch diese Funktion steht zur Verfügung, nämlich direkt neben dem Plus-Symbol, mit dem Sie Dokumente einscannen sowie Fotos und Zeichnungen einfügen können. Es handelt sich um das Symbol mit dem Häkchen im Kreis.

Damit legen Sie Aufzählungspunkte an, die einen nicht ausgefüllten Kreis vorangestellt haben. Später können Sie jederzeit die Notiz aufrufen und auf einen dieser Kreise tippen, um so einen der Aufzählungspunkte als erledigt zu markieren.

Texte formatieren

Texte, die Sie mit der Bildschirmtastatur oder einer externen (Bluetooth-)Tastatur erfassen oder per Copy&Paste bzw. (neu unter iOS 11) per Drag&Drop in eine Notiz einfügen, können Sie jetzt noch umfangreicher formatieren. So können Sie Titel kennzeichnen, Überschriften hervorheben, verschiedene Aufzählungsarten und Schriftarten nutzen sowie Textabschnitte einrücken. Darüber hinaus können Sie Textpassagen natürlich wie bislang fett, kursiv, unterstrichen oder durchgestrichen formatieren.

Zeichnungen und handschriftliche Notizen

Wir sind es gewohnt, unsere Notizzettel nicht mit der Schreibmaschine zu erstellen, sondern einfach vollzukritzeln. Notizen unter iOS nur mit der Tastatur zu erfassen wirkt da wie eine herbe Einschränkung. Zum Glück können Sie in der Notizen-App auch Skizzen und sogar handschriftliche Notizen erfassen.

Besonders bequem geht das unter iOS 11 mit dem iPad Pro, wenn Sie zugleich den Apple Pencil besitzen. Mit diesem speziellen elektronischen Stift können Sie Ihre Notizen wie mit Stift und Papier ergänzen und müssen dazu nicht einmal eine spezielle Funktion aufrufen. Nutzer, die keinen Apple Pencil zur Verfügung haben, wählen das Plus-Symbol und „Zeichnung hinzufügen“ oder das Bleistift-Symbol. Es steht nicht nur ein einzelner Stift zur Verfügung, sondern verschiedene Malwerkzeuge, Radierer, ein Auswahlwerkzeug und Farbauswahloptionen. Es handelt sich um die gleichen Funktionen, die Sie bereits im ersten Teil der Reihe kennengelernt haben.

Handschriftliche Notizen mit dem Pencil kann iOS jetzt zudem auswerten und als Text deuten, so dass Sie per Suchfunktion auch nach solchen Eingaben suchen können. Und Pencil-Nutzer profitieren von einer weiteren Option: In den Systemeinstellungen können Sie für die Notizen-App festlegen, dass die Notizen-App sofort aus dem Sperrbildschirm geöffnet werden soll, wenn der Bildschirm mit dem Pencil berührt wird. Dabei lässt sich unter anderem festlegen, wann dabei eine neue, leere Notiz begonnen oder ob immer die zuletzt geöffnete Notiz geladen werden soll. So wird das iPad Pro zum nützlichen, jederzeit verfügbaren Notizblock.

Eine nützliche kleine Zusatzfunktion verbirgt sich merkwürdigerweise in den Freigabeoptionen: Unter „Linien & Gitter“ können Sie neben einem leeren Blatt auch verschiedene linierte und karierte Hintergründe festlegen – praktisch für Skizzen und handschriftliche Notizen.

Erweiterte Textfreigabe- und Weitergabeoptionen

Sie können Notizen auch mit anderen teilen, so dass diese jederzeit alle Änderungen mitverfolgen können, können Notizen in PDFs umwandeln, per Mail oder iMessage verschicken, gegen unbeabsichtigte Veränderungen oder Zugriff durch andere sperren, als Datei speichern, durchsuchen, drucken und vieles andere mehr.

Drag & Drop

Die erweiterten Multitasking-Optionen von iOS machen die Notizen-App auch zu einem wertvollen Werkzeug bei der Recherche. Öffnen Sie nebeneinander beispielsweise Ihren Webbrowser und die Notizen-App, so können Sie Texte, Fotos, URLs und mehr einfach markieren und in eine Notiz ziehen. Der Inhalt wird dabei kopiert und in der Notiz abgelegt. Das funktioniert auch mit allen anderen Apps, die für iOS 11 optimiert sind und die Drag&Drop-Funktionalität unterstützen.

Insgesamt wird die Notizen-App mit dem erweiterten Funktionsumfang unter iOS damit zu einem wertvollen Werkzeug im Büroalltag und hilft dabei, Unterlagen auf Papier zu digitalisieren und alle Notizen und wichtigen Informationen an einer zentralen Stelle in der App zu sammeln. Das papierlos Büro bleibt zwar auch weiterhin eine Utopie, aber manche regelmäßige Workflows werden sehr vereinfacht und optimiert.