Handarbeit statt Einkauf 4.0

Ein Whitepaper von Netfira und Lünendonk beleuchtet den Automatisierungsgrad des Einkaufs in der Fertigungsindustrie.

Die Autoren kommen zu dem Schluss, dass die vielschichtigen Lieferanten-Kunden-Beziehungen flexible Lösungen erfordern und die Automatisierung im Einkauf noch schwach ausgeprägt ist. Moderne E-Procurement-Werkzeuge können allerdings die Restriktionen von bestehenden ERP-Systemen und EDI-Anbindungen überwinden und bessere und flexiblere elektronische Lieferantenanbindungen ermöglichen.

Industrie 4.0 setzt den Einkauf 4.0 voraus – werden die Lieferanten-Kunden-Beziehungen zwischen großen und kleinen Partnern insbesondere in der Fertigungsindustrie doch immer vielschichtiger. Allerdings sieht die Realität noch anders aus: Der Einkauf trägt in einer sehr arbeitsteiligen Wirtschaft zwar maßgeblich zur Wertschöpfung in Unternehmen bei, ist aber leider nicht immer so effizient, wie er es mit einer besseren E-Procurement-Unterstützung sein könnte. Das gilt auch für die Fertigungsindustrie. Die Integration der Lieferketten beruht auf Einkaufslösungen, die für die flexible Erweiterung und den kostengünstigen Einsatz bei zahlreichen Lieferanten ungeeignet und zudem aufwendig sind – ein wesentlicher Grund für den zurückhaltenden Einsatz von E-Supply-Lösungen in Deutschland.

Dabei erfordert es nicht in jedem Fall komplexe E-Procurement- und ERP-Lösungen mit hohem Integrationsaufwand. Flexible, ergänzende IT-Lösungen ermöglichen, elektronische Lieferketten durch Automatisierung und Echtzeitverarbeitung zu optimieren und gleichzeitig auch kleinere Zulieferer zu berücksichtigen, die schnell eingebunden werden müssen.

Die Fertigungsindustrie ist gekennzeichnet von vielen kleinen Betrieben, vielen Lieferanten und noch mehr Bestellungen. Mit den daraus entstehenden Herausforderungen elektronischer Lieferketten in der Fertigungsindustrie setzt sich aktuell das neue Whitepaper „E-Procurement-Optimierung in der Fertigungsindustrie“ auseinander. In fachlicher Zusammenarbeit der Netfira GmbH und des Marktforschungs- und Beratungsunternehmens Lünendonk entstanden, beschäftigt es sich umfassend mit Lösungen für heterogene Lieferantenstrukturen und den Einkauf 4.0.

In der von großen, aber auch vielen kleinen und mittelständischen Betrieben geprägten Fertigungsindustrie ist der Einkauf aufgrund des umfassenden Bezugs von hochwertigen Vorprodukten, Materialien und Waren enorm aufwendig. Lieferantenkontakte wollen gepflegt, neue Quellen identifiziert, Preise verglichen, Verhandlungen geführt und eine hohe Anzahl von Bestellungen abgewickelt werden. Hier ließen sich durch Anwendungen, Tools und Apps des E-Procurements viele Tätigkeiten elektronisch abwickeln und durch Automatisierung vereinfachen. Der Einkauf würde so von zeitraubenden manuellen Arbeiten entlastet, könnte die gewonnene Zeit für wichtige strategische Aufgaben nutzen und so zur Wertschöpfung im Unternehmen beitragen.

Grundsätzlich sollte also der Einkauf daher zwei komplementäre Strategien gleichzeitig verfolgen:

• Strategie I: Strategische Einkaufsvorteile sichern! Der Einkauf konzentriert sich auf die strategisch wichtigen Aufgaben der Lieferantenauswahl und -betreuung sowie auf die Verhandlungen mit den Lieferanten.
• Strategie II: Prozesskosten im operativen Einkauf durch weitgehende Automatisierung der Abläufe senken! Hoher Verwaltungsaufwand durch häufige Bestellungen belastet die Mitarbeiter im Einkauf und raubt ihnen die erforderliche Zeit für wichtige strategische Aufgaben und für den komplexen Einkauf.

Mehr Zeit für wichtige strategische Aufgaben

Dennoch erfolgt der große Teil der Bestellungen selbst bei größeren Unternehmen noch immer über Telefon, Fax oder E-Mail. Laut einer aktuellen Studie sieht sogar mehr als ein Drittel der befragten Unternehmen keine Relevanz für den Einsatz von E-Tools im E-Supply-Management. „Frappierend ist aber auch der Befund, dass ein weiteres Drittel – egal ob Konzern oder Mittelständler – zwar die Relevanz solcher Tools bestätigt, sie aber nicht einsetzt“, sagt Mario Zillmann, Leiter Professional Services bei Lünendonk und Autor des Whitepapers. „Dabei ist die Vereinfachung und Automatisierung der Abläufe des Einkaufs in der Fertigungsindustrie notwendig, denn manuelle Abläufe kosten Zeit und Marge.“

So zeigen Untersuchungen gravierende Unterschiede bei den Prozesskosten für jeden Bestellvorgang. Sie betragen bei Unternehmen mit geringer oder keiner Automatisierung im Einkauf pro Bestellung bis zu 200 Euro. Unternehmen, die E-Procurement-Lösungen einsetzen, wenden dagegen nur 100 Euro pro Bestellung auf.

Obwohl es an E-Procurement-Lösungen nicht mangelt, ist die elektronische Lieferantenanbindung bis heute eher die Ausnahme als die Regel. „Viele Lösungen sind aufwendig und unübersichtlich, in der Einführung und Wartung zu teuer, decken nur einen Teil der geforderten Funktionalitäten ab oder sind nicht mit den beim Lieferanten etablierten Prozessen und Systemen kompatibel“, kennt Reinald Schneller, Geschäftsführer Netfira, die Gründe für die mangelnde Akzeptanz. „Dabei gibt es eine Vielzahl unterschiedlicher Werkzeuge im E-Procurement mit spezifischen Vorteilen auch für kleine Unternehmen. Mit ihrer Hilfe lassen sich Bestell- und Verkaufsprozesse automatisieren und die Restriktionen großer ERP-Systeme und EDI-Anbindungen überwinden.“

Flexible Lösungen für Unternehmen jeder Größenordnung

Moderne Systeme müssen vier Kernbereiche abdecken:

1. Bereitstellung von Grundfunktionaltäten des Einkaufs (elektronische Bestellungen, Auftragsbestätigungen und Daten- und Rechnungsübertragung; automatisierte Bestellabwicklung; Automatisierung des Lieferantennetzwerks mit Warenbestandsabfrage und Auftragsabwicklung; Synchronisation aller Bestellabläufe)
2. einfache, praktische Handhabung (Onboarding-Prozess für Lieferanten; Anbindung an Einkaufsnetzwerke und E-Commerce-Plattformen; Datenaustausch mit Lieferanten in Echtzeit, geringer Schulungs- und Einarbeitungsaufwand, ggf. Integration in vorhandenes ERP-System)
3. Erfüllung von Standards (Austausch elektronischer Rechnungen)
4. positives Kosten-Nutzen-Verhältnis (kostengünstiger Einstieg; niedrige finanzielle Schwelle der Systemanbindung für Lieferanten)

Vom Einsatz profitieren sowohl mittelständische Unternehmen, die diese modularen Lösungen selbst einführen, als auch Konzerne und Großunternehmen. Sie können mit einer einmaligen Investition ihr Supplier- und Distributorennetzwerk in das bestehende Supply-Chain-Managementsystem einbinden.

Zum Download des Whitepapers

Über Netfira und Lünendonk

Netfira ist ein Software-Unternehmen mit Niederlassungen in Deutschland, den USA und Australien. Die Netfira Business-to-Business(B2B)-Suite ist eine Supply-Chain-Lösung zur Rationalisierung der Einkaufs- und Verkaufsprozesse.

Die Lünendonk GmbH, Gesellschaft für Information und Kommunikation, untersucht und berät europaweit Unternehmen aus der Informationstechnik-, Beratungs- und Dienstleistungsbranche.

(Quelle: PM Netfira/Lünendonk)