Ein neuer Kollege kommt!

Soll der Start eines neuen Mitarbeiters, einer neuen Mitarbeiterin im Unternehmen für die Betroffenen, die Kollegen und das Unternehmen insgesamt erfolgreich und zur Zufriedenheit aller verlaufen, sind auch die direkten Vorgesetzten und Abteilungsleiter gefordert. Es sind diverse Maßnahmen zu treffen, die Einführung einer neuen Kollegin, eines neuen Kollegin in die Abteilung oder ins Team sollte nicht einfach so neben dem Tagesgeschäft laufen, sondern vorbereitet und begleitet werden.

Dies ist einerseits aus menschlicher Sicht geboten – ein herzlicher Empfang vermittelt das Gefühl, willkommen zu sein –, andererseits ist die Personalbeschaffung eine Investitionsmaßnahme; das Risiko eines “Fehlstarts” sollte daher möglichst ausgeschaltet werden.

Wie kann ein “Aktionsplan” zur Einführung neuer Mitarbeiter aussehen? Hier einige Tipps:

Mehr als Schreibtisch und IT-Ausstattung
In vielen Unternehmen ist das Drumherum besser organisiert als das persönliche Kennenlernen: Wie die neuen Kollegen zu ihrem PC, den benötigten Zugangsdaten und Accounts, Vordrucken und Bleistiften kommt, ist detailliert geregelt. Aber wie das persönliche Onboarding erfolgt, ist oft unklar. Viele altgediente Mitarbeiter erwarten eher, dass die “Neuen” auf sie zukommen als umgekehrt. Das ist fatal, denn für den Neuankömmling ist alles fremd, er kann nicht einmal von sich aus gezielt aktiv werden, wenn er es wollte.

Mentoring
Als Führungskraft können Sie dieser Einstiegsbarriere entgegenwirken: So können Sie dem neuen Kollegen, der neuen Kollegin für eine gewisse Zeit einen Mitarbeiter in vergleichbarer Position als Begleiter zur Seite stellen, der den“Hausbrauch” erklärt, durch gegenseitige Vorstellung Beziehungen herstellt und insgesamt in die Firmenkultur einführt. Die Zeit, die in diese Maßnahme investiert wird, ist gut angelegt, denn der neue Mitarbeiter wird rascher integriert und für den Begleiter/Mentor kann dies durchaus eine Motivationsmaßnahme und Belohnung darstellen, eine solche Aufgabe übertragen zu bekommen. Wichtig ist aber, dass diese Aufgabe des Mentors oder der Mentorin offiziell akzeptiert ist: Sie kostet Zeit!

Auch ist es keine gute Idee, einfach “auszuschnapsen”, wen es diesmal “trifft”: Die Mentorenrolle sollte von Mitarbeitern übernommen werden, die gute kommunikative und soziale Fähigkeiten haben und die entsprechenden Prozesse verständlich erklären können. Dafür ist nicht jeder geeignet und die Aufgabe sollte als wichtiger Teil des Jobs, nicht als Bestrafung verstanden werden. Und noch eine Anforderung ist an Mentoren zu stellen: Sie müssen für den Mentee verfügbar sein. Es nützt nichts, wenn der Mentor so “Land unter” ist, dass er die Aufgabe als Belastung empfindet.

Einführungsprogramm
Als Vorgesetzter eines neuen Mitarbeiters können Sie den Einarbeitungsprozess durch einen Einführungsplan erleichtern, nach dem die ersten Tage des neuen Mitarbeiters gestaltet werden und der die Prozesse der ersten Wochen und die Ziele für die ersten Monate beschreibt. Ein solches Einführungsprogramm hilft dabei, die Einarbeitungszeit besser zu strukturieren, das Einleben zu erleichtern und das Verständnis für Aufgaben, Abläufe und Ziele gleich in den ersten Tagen zu vertiefen. Häufig wird vergessen, dass insbesondere die ersten Tage darüber entscheiden, wie wohl sich der neue Mitarbeiter fühlt und ob er sich gut in die bestehenden Prozesse und Abläufe integrieren kann.

Arbeitsplatz
Sehr positiv wird es aufgenommen, wenn der Arbeitsbereich des neuen Mitarbeiters vorbereitet wird. In vielen Unternehmen dauert es Tage, bis der Mitarbeiter seinen eigenen PC zur Verfügung hat und “eigenes” Büromaterial bekommt – im Idealfall sollte dies vor Eintreffen des neuen Kollegen, der neuen Kollegin vorbereitet werden. Sehr wirkungsvoll ist auch ein kleiner Willkommensgruß der Geschäftsleitung und der Kollegen, vielleicht verbunden mit einer ersten kurzen Vorstellungsrunde, das baut Barrieren ab und hilft dem neuen Mitarbeiter, der neuen Kollegin über die ersten Stunden, in denen alles neu ist – besonders, wenn der Arbeitsplatz noch nicht fertig vorbereitet ist und der Neuling den Eindruck bekommen könnte, er sei fehl am Platz.

Einführung in das Unternehmen und die Abläufe
Ein Mitarbeiterhandbuch mit allen wesentlichen Informationen hilft den Neulingen, sich rasch zu orientieren, sich Namen und Abläufe einzuprägen und sich mit der Sprache des Unternehmens vertraut zu machen. Zusammen mit der Job-Beschreibung und allen organisatorischen Fakten der Anstellung bieten diese Informationen die Grundlage, sich mit dem neuen Job zu identifizieren. Viele Unternehmen stellen die Basisinformationen dazu mittlerweile im internen Bereich online zur Verfügung. Aber was gibt es Wichtiges zu Ihrer Abteilung zu wissen? Sind die Informationen vorhanden? Sind sie aktuell?

Was erwarten Sie?
Lassen Sie die neue Kollegin, den neuen Kollegen nicht im Unklaren darüber, was Sie von ihr, von ihm erwarten – geben Sie als Vorgesetzte oder Vorgesetzter von Beginn an klare Anweisungen und geben Sie klar zu erkennen, dass Sie Einarbeitungszeiten und Gewöhnungsphasen akzeptieren. Viele neue Mitarbeiter werden durch unklare Vorgaben unnötig in Stress versetzt und sind wochenlang unsicher, ob ihre Leistung dem geforderten Niveau entspricht.

Achten Sie als Vorgesetzter darauf, dass die anderen Mitarbeiter rechtzeitig über die begleitenden Maßnahmen informiert und möglichst eingebunden werden. Prüfen Sie regelmäßig den Grad der Einarbeitung des neuen Kollegen und passen Sie das “Programm” gegebenenfalls an.

Über die reine Arbeitszeit hinaus
Nein, natürlich sollen Sie sich mit neuen Kollegen nicht gleich verbrüdern und mit ihnen abends auf ein Bier in Ihre Stammkneipe gehen. Aber was beim Onboarding oft vergessen wird, sind die Pausenzeiten. Planen Sie als Vorgesetzter selbst ein, nach ein paar Tagen mit dem neuen Kollegen zum Mittagessen zu gehen – ganz zwanglos. Sprechen Sie offen darüber, wie die ersten Tage verlaufen sind. Finden Sie heraus, wo Sie unterstützen können. Und sprechen Sie das Thema in der Teambesprechung auch an, bevor neue Kollegen an Bord kommen: Machen Sie deutlich, dass alle davon profitieren, wenn sich die “Neuen” auch menschlich willkommen fühlen. Schließlich war jeder mal in einer ähnlichen Situation und kann nachempfinden, wie es sich anfühlt, der “Neue” zu sein und sich erst noch orientieren zu müssen.