Effektiver kommunizieren mit BLUF
Aus dem beruflichen Alltag ist schriftliche Kommunikation nicht wegzudenken. Doch wir wissen alle, wie ineffektiv E-Mails, Reports, Berichte und Co oft sind. Aufgrund von Stress und Reizüberflutung lesen wir vieles nicht beziehungsweise überfliegen es grob, in der Hoffnung, dass uns Wichtiges schon irgendwie auffallen wird.
Doch wenn wir selbst Mails versenden oder wichtige Infos weitergeben, stellen wir oft fest, dass notwendige Reaktionen ausbleiben oder die Empfänger den Kern der Botschaft nicht erfassen.
Beim US-Militär, aber auch in anderen Armeen dieser Welt, kennt man dieses Problem sehr gut. Doch gerade hier ist es wichtig, dass Befehle und Informationen beim Empfänger wirklich ankommen und verstanden werden. Um dies sicherzustellen, hat sich ein militärischer Kommunikationsstandard etabliert, der im Kern so simpel wie effektiv ist:
BLUF – Bottom Line Up Front – die Kernaussage gehört an den Anfang der Nachricht!
Statt also eine Mail folgendermaßen zu formulieren:
Sehr geehrter Herr Maier,
wie Sie wissen, ist das wirtschaftliche Umfeld schwieriger geworden. Das gilt auch im Rahmen unserer Projekte. Daher sollten wir noch einmal die Wirtschaftlichkeit der Kalkulation zum Projekt Alpha anschauen. Gerade die Infrastrukturkosten erscheinen mir im aktuellen Marktumfeld unrealistisch. […] Bitte leiten Sie das in die Wege und erstatten Sie mir dann Bericht.
Mit freundlichen Grüßen
Bernd Müller
sollte es besser lauten:
Sehr geehrter Herr Maier,
bitte überprüfen Sie die Wirtschaftlichkeit und die angesetzten Infrastrukturkosten im Projekt Alpha bis zum 30. des Monats mit Kurzbericht an mich.
Grund für mein Anliegen ist das zunehmend schwieriger werdende wirtschaftliche Umfeld für das Projekt. Gerade die Infrastrukturkosten erscheinen mir im aktuellen Marktumfeld unrealistisch. […]
Mit freundlichen Grüßen
Bernd Müller
Ziehen Sie also die Kernaussage bzw. die notwendige Maßnahme nach oben in den ersten Satz und fügen Sie ergänzende und erläuternde Informationen darunter an. So wird Ihre Schriftkommunikation klarer und verbindlicher.
Keine Angst davor, dass dies rüde oder fordernd wirken könnte: Ihr Schreiben hat ein Anliegen, ein Ziel. Wenn es Ihnen nicht gelingt, dieses rüberzubringen, können Sie sich die ganze Mühe gleich sparen. Und Höflichkeitsfloskeln und umständliche Erklärungen sind eben zweitrangig, wenn es nicht gelingt, die Kernaussage zu transportieren.
BLUF fordert aber nicht nur zur Umstellung Ihrer Aussagen auf. BLUF fordert auch: Vermeiden Sie passive Sprachkonstrukte, geben Sie klare Zeitvorgaben und formulieren Sie deutlich, was Sie von wem erwarten. Das erzeugt beim Gegenüber Klarheit und es kann entsprechend handeln.
Tatsächlich haben wir das bei der Umformulierung der Beispiel-Mail berücksichtigt. Vergleichen Sie beide Varianten noch einmal: In der zweiten Variante wird sowohl eine Deadline als auch eine klare Zuständigkeit vorgegeben, die Sprache ist insbesondere hinsichtlich der erwarteten Aktivität klarer und aktiver.
Mit BLUF können Sie so auf einfache Weise Ihre schriftliche Kommunikation wesentlich effizienter gestalten. Probieren Sie es bei nächster Gelegenheit aus!
(Bild von Clker-Free-Vector-Images auf Pixabay)
