Beschaffung konsequent digital – für Mitarbeiter und Partner
Das international agierende Unternehmen Melecs EWS GmbH hat mit Mercateo zuerst den eigenen Beschaffungsprozess für indirekte Bedarfe verschlankt und im Anschluss seine Stammlieferanten in die digitale Strategie eingebunden.
Jeder Cent, den man bei einem aufwendigen Preisvergleich über viele verschiedene Webshops auf der Suche nach einem günstigen Paar Arbeitshandschuhe am Artikelpreis gespart hat, wird von den dabei anfallenden Prozesskosten wieder verschlungen. Das hat auch Andreas Pinzker erkannt. Er ist Vizepräsident für strategische Beschaffung des österreichischen Elektronikentwicklers Melecs EWS GmbH und hat die Beschaffung von indirektem Material über Mercateo elektronisch, einheitlich und effizienter gestaltet.
„Wir wollen eine überschaubare Zahl zuverlässiger Lieferanten und zugleich den Bedarfsanforderern eine breite Produktpalette zur Verfügung stellen“, sagt Pinzker. Mit Mercateo hat er gefunden, was er zur Optimierung im Einkauf brauchte: einen individuell erweiterbaren Online-Marktplatz, über den man nutzerfreundlich dargestellt zahlreiche Kataloge bereitstellen kann.
Umsetzung dauerte nur wenige Wochen
2017 verknüpfte das Unternehmen das eigene SAP-System über eine OCI-Schnittstelle mit dem Marktplatz Mercateo – „die Implementierung dauerte nur wenige Wochen“. Damit bekamen die Bedarfsanforderer in Österreich Zugriff auf mehr als 14 Millionen Artikel von rund 350 Lieferanten auf dem Marktplatz, angefangen von Werkzeug über Elektronik bis Büro- und IT-Bedarf.
Der B2B-Marktplatz tritt dabei als einziger Kreditor auf, stellt alle Rechnungen und erspart im Unternehmen damit die Pflege vieler Kreditorendatensätze der Lieferanten. Die Bedarfsanforderer, von denen es in jeder Abteilung mehrere geben kann, können dank der Schnittstelle aus SAP direkt zu Mercateo springen, ohne sich dort erneut einloggen zu müssen, sich ihren Warenkorb füllen und ihn zurück ins SAP übertragen. Alle Bestelldaten werden elektronisch direkt an den Marktplatz übermittelt.
„Die Freigabe für die Wertgrenzen haben wir im ersten Schritt belassen, um dem Kostenstellenveranwortlichen die Sicherheit zu geben, dass nun nicht wild drauflos bestellt wird. Das Umsetzen in eine Bestellung erfolgt automatisch. Der Einkauf kann sich auf Wichtigeres konzentrieren“, erklärt Pinzker. Auch die Möglichkeit, schnell und einfach die technischen Daten der Produkte zu vergleichen, sei ein Vorteil.
Integration der wichtigsten Stammlieferanten
Im nächsten Schritt integrierte Melecs seine wichtigsten Stammlieferanten über so genannte Exklusivkataloge in den neuen elektronischen Beschaffungsprozess. Exklusivkataloge sind elektronische Kataloge der Stammlieferanten, in denen die individuell ausgehandelten Konditionen aus Rahmenverträgen digital hinterlegt sind. Sie werden in die Mercateo-Umgebung eingebunden, sind speziell gekennzeichnet und werden gut sichtbar im Suchergebnis angezeigt, damit die Bedarfsanforderer sie schnell finden. Die Kataloge bleiben Teil einer einheitlichen Beschaffungsoberfläche.
Von Anfang an war klar, dass Melecs nicht alle Lieferanten auf diese Weise anbinden würde, denn „im Zuge der Prozessoptimierung wollten wir auch die Anzahl der Lieferanten verringern“, sagt Pinzker. Er und seine Kollegen haben deshalb im Vorfeld alle Einkaufspositionen genauer angeschaut und diejenigen Kataloge in den Blick genommen, die sehr viele Bestellungen von Produkten mit geringem Wert abdecken. Nur diese für die Nutzer wichtigsten Kataloge der Stammlieferanten wurden angebunden.
„Natürlich wollten uns anfangs viele Lieferanten lieber auf ihrem eigenen Webshop einkaufen lassen, aufgrund der oft fehlenden oder aufwendigen Anbindungsmöglichkeit an unser SAP-System wurde dies von uns aber abgelehnt“, so Pinzker weiter. Für die Nutzer sei ein standardisierter Einstieg in die Beschaffungsumgebung mit einem einheitlich gestalteten Einkaufserlebnis schlichtweg angenehmer. „Die Mitarbeiter haben einen Login und einen einfachen Zugang zu den Katalogen, einfacher geht es nicht. Sie mussten sich praktisch an nichts Neues gewöhnen.“
Inzwischen hat das Unternehmen drei Exklusivkataloge mit insgesamt rund 1,2 Millionen Artikeln seiner Stammlieferanten an den Markplatz anbinden lassen. Jeder der Bedarfsanforderer bekommt durch die übergreifende Suche sowohl die Produkte der Stammlieferanten für den Kernbedarf als auch das Mercateo-Sortiment für den Randbedarf. Fast ausgeschlossen, dass ein Bedarfsanforderer sein Produkt nicht auf dem Marktplatz findet und selbst auf die Suche gehen muss.
„Die Kombination aus der Plattform, die bereits mit den Artikeln des Mercateo-Marktplatzes ausgestattet ist, und der Möglichkeit, Kataloge der eigenen Lieferanten mitzubringen – das ist für uns die perfekte Lösung“, erklärt Pinzker.
Auch damit will man dem Servicegedanken als Einkauf gegenüber den internen Schnittstellenpartnern gerecht werden. Er und seine Kollegen können dank der elektronischen Abwicklung jede Bestellposition transparent nachverfolgen und alle Vorgänge einsehen.
„Wir sparen seit der Implementierung bei jeder Bestellung Zeit und Geld“, fasst Pinzker zusammen. Auch die Nutzerzufriedenheit sei höher. Die Nutzer müssen nun nicht befürchten, dass der Einkauf aufgrund von Belastungsspitzen mit einer Verzögerung bestellt.
Weitere signifikante Einsparungen sind mit einer elektronischen Rechnungsschnittstelle zum Marktplatz möglich, so Pinzker. Sie ermöglicht einen automatisierten Ablauf in der Beschaffung bis hin zur digitalen Rechnungsstellung und verringert damit den Arbeitsaufwand in der Buchhaltung.
Mit jeder eingesparten Minute sinken die Prozesskosten und Aufwände. Die eingesparte Zeit könne nun gewinnbringender investiert werden.
Digitalisierte Einkaufsprozesse halbieren Kosten
Die Erfahrungen von Andreas Pinzker werden auch durch wissenschaftliche Untersuchungen bestätigt. Bisher gab es keinen fundierten Nachweis, welches Einsparpotential mit der Einführung eines digitalisierten Prozesses anstelle des „maverick buyings“ tatsächlich abgerufen werden kann.
Dies hat sich 2017 mit der Veröffentlichung der Studie „Indirekter Einkauf im Fokus: Zwischen Einsparpotential und Zukunftschancen“ grundlegend geändert, gemeinsam initiiert und durchgeführt von der Leipziger Hochschule für Technik, Wirtschaft und Kultur unter der Leitung von Prof. Holger Müller und Mercateo.
Mit Hilfe dieser Erhebung, ist es erstmals möglich, das Einsparpotential der Digitalisierung für die Beschaffung von Randbedarfen, konkret monetär zu beziffern.
Mehr Informationen und Download der Studie: www.mercateo.com/corporate/info/mercateo-htwk-studie-2017
Kostenloser Prozesskostenrechner zur Ermittlung des individuellen Einsparpotenzials: www.einsparpotenziale-entdecken.de
Nur digitale Prozesse sind nachweislich effizient
Die Beschaffung von indirektem Bedarf kann in einem Unternehmen zu einem erheblichen Kostenfaktor werden, wenn die Einkaufsprozesse nur unzureichend professionalisiert und vor allem nicht digitalisiert sind. Für ein durchschnittliches mittelständisches Unternehmen, das seine Beschaffungsprozesse zuvor nicht einheitlich organisiert hatte und etwa 2.800 Bestellungen für die indirekte Beschaffung pro Jahr auslöst, ergeben sich durch die Nutzung eines digitalen Beschaffungsvorgangs Einsparungen in Höhe von mehr als 170.000 Euro.
Mit effizienter Beschaffung Ländergrenzen überschreiten
Nachdem die Prozessoptimierung mit übersichtlichem Kataloghosting in den drei österreichischen Standorten des international aufgestellten Unternehmens erfolgreich ist, soll sie auch im Werk in Ungarn umgesetzt werden. Melecs beschäftigt mehr als fünfhundert Mitarbeiter in Ungarn, die in Zukunft ebenso konsequent über den Marktplatz und Exklusivkataloge ihrer Lieferanten vor Ort bestellen sollen.
„In Österreich hat die Umsetzung einhundertprozentig so geklappt, wie wir sie uns vorgestellt hatten, deshalb freuen wir uns darauf, bald auch in Ungarn damit zu starten.“
Über Melecs EWS
Das 2009 aus der Siemens AG ausgegründete Unternehmen Melecs EWS als Spezialist für Elektronik bietet seinen Kunden von Entwicklung, Validierung und Industrialisierung über Produktion bis hin zur Logistik alle Wertschöpfungsstufen aus einer Hand. Das international agierende Unternehmen mit 1.100 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern (2018) und einem Jahresumsatz von 230 Mio. Euro (2017) hat seine Wurzeln in Österreich. Neben den Standorten in Siegendorf, Wien und Lenzing ist Melecs mit Werken in Györ/Ungarn und Wuxi/China vertreten. Die Elektroniken und elektronischen Subsysteme sind in der Autoindustrie, Beleuchtung, Weißware und produzierenden Industrie zu finden. In einer Holding sind die zentralen Funktionen des Finanz- und Rechnungswesens zusammengefasst.
