Abwesenheitsnotizen richtig nutzen

Dienstreise, Urlaub, Krankheit: Es gibt viele Gründe, warum wir per E-Mail mal nicht erreichbar sind. Damit das auch unseren KommunikationspartnerInnen klar wird, gibt es die Abwesenheitsnotiz.

Bei einer Abwesenheitsnotiz handelt es sich um eine automatisch versandte, kurze Rück-E-Mail, die jemand erhält, wenn er Ihnen während Ihrer Abwesenheit eine E-Mail schickt. Sie soll AbsenderInnen also darüber informieren, dass Sie derzeit nicht im Büro sind und wann sie mit einer Antwort rechnen können.

Damit es nicht zum Chaos kommt, sollte jeder Adressat eine Abwesenheitsnotiz nur einmal im Abwesenheitszeitraum erhalten, sonst könnten sich zwei Systeme mit den gegenseitig verschickten, ständigen Abwesenheitsnotizen lahmlegen; dafür sorgen die meisten Systeme zum Glück automatisch.

Prinzipiell sind Abwesenheitsnotizen sehr nützlich, denn der Absender einer E-Mail möchte üblicherweise zeitnah eine Reaktion auf sein Anliegen. In der Regel weiß er nicht, ob der Empfänger gerade erreichbar ist oder nicht. Ohne Abwesenheitsnotiz geht der Absender daher oft davon aus, dass der Empfänger die Mail erhalten hat und bald beantwortet. Bleibt die Antwort dann aus, kann das zu Missverständnissen, aber auch zu Problemen bei termingebundenen Angelegenheiten führen.

Notwendige bzw. sinnvolle Bestandteile einer solchen Abwesenheitsnotiz sind:

• Der Zeitraum Ihrer Abwesenheit: Der Empfänger soll wissen, wann er mit einer Antwort/Bearbeitung rechnen kann. Wenn Sie allerdings nur einen halben Tag außer Haus sind, lohnt sich eine Abwesenheitsnotiz zumeist nicht, sondern irritiert den Empfänger nur. Und vergessen Sie nicht, die Benachrichtigungsfunktion wieder zu deaktivieren und beim nächsten Mal den Zeitraum zu aktualisieren.
• Ein Hinweis darauf, dass die E-Mail nicht weitergeleitet wird (oder, falls sie doch weitergeleitet wird, an wen in welcher Funktion)
• Die Angabe eines Kontakts bzw. Ihrer Vertretung, die in dringenden Fällen zur Verfügung steht (möglichst mit Angabe von E-Mail und Durchwahl): Natürlich sollte diese Person dann auch Bescheid wissen und berechtigt sein, Entscheidungen zu treffen, und nicht zufällig selbst gerade abwesend sein.
• Ein Hinweis darauf, dass die Nachricht von Ihnen nach Ihrer Rückkehr bearbeitet wird (was dann natürlich auch zuverlässig geschehen muss)
• Ihr Name und Ihre Funktion: Manchmal erhält man Abwesenheitsnachrichten, bei denen man nur mühsam anhand der Mailadresse herausfinden kann, von wem sie eigentlich stammt – machen Sie es EmpfängerInnen so leicht wie möglich, die Abwesenheitsnotiz zuzuordnen.
• Falls Sie internationale Geschäftskontakte haben, sollten alle Angaben zusätzlich mindestens in englisch, ggf. auch in anderen Sprachen enthalten sein.

Sorgen Sie dafür, dass die Abwesenheitsnotiz so klar und eindeutig wie möglich formuliert ist:

• Nutzen Sie für verschiedene Abwesenheitszeiträume unbedingt separate Nachrichten (nicht: Ich bin vom 30.4. bis 3.5., am 15.5., vom 18. bis 22.6. und am 26.7. nicht erreichbar.).
• Smileys, Fotos und ähnliche Inhalte gehören nicht in eine Abwesenheitsnotiz.
• Auch der längliche Passus, dass der Inhalt vertraulich ist und der Empfänger die Nachricht vernichten muss, wenn er sie ungerechtfertigt bekommt, hat in einer Abwesenheitsnotiz, die ja nur als Antwort auf eine an Sie gesandte Nachricht verschickt wird, nichts zu suchen.
• Vermeiden Sie unbedingt pseudolustige Texte und Schadenfreude (Ich bin im Urlaub und liege am Strand, Sie müssen leider arbeiten …).
• Ebenso ist der Grund Ihrer Abwesenheit in den meisten Fällen für EmpfängerInnen nicht relevant und gehört dann nicht in die Abwesenheitsnotiz.
• Und schließlich: Sorgen Sie nach Ihrer Rückkehr umgehend dafür, dass keine Abwesenheitsnachrichten mehr versendet werden.

Ein Beispiel für eine Abwesenheitsnotiz:

Herzlichen Dank für Ihre E-Mail.
Ich bin vom xx.yy. bis xx.yy.zz nicht erreichbar und habe in dieser Zeit keinen Zugriff auf meine E-Mails. Ihre Nachricht wird nicht automatisch weitergeleitet.
In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an meine Kollegin Erika Mustermann, die Sie per E-Mail unter xxx@xxx.xx oder unter der Rufnummer xxxxx erreichen.
Ab dem xx.yy.zz bin ich wieder gerne für Sie da und werde Ihre Nachricht dann bearbeiten.
Ich danke für Ihr Verständnis.
Mit freundlichen Grüßen
Signatur

Thank you for your message.
From xx/yy to xx/yy/zz, I“m away from my office and can’t access my emails. Your message will not be forwarded automatically.
In urgent cases please contact my colleague Erica Mustermann by email xxx@xxx.xx or phone xxxxx.
I’ll return on xx/yy/zz and will then respond to your message.
Thank you for your understanding.
Best regards
signature

Zur Sicherheit können Sie die Abwesenheitsnotiz testen, indem Sie sich selbst von Ihrer Privatadresse aus eine E-Mail schicken. Dann sehen Sie auch sofort, ob alles mit der Formatierung klappt. Manchmal sind die Abwesenheitsnotizen nämlich auch eine lange Textwurst oder haben so viele unnötige Leerzeilen, dass EmpfängerInnen sie ohne Scrollen gar nicht komplett lesen können. Und seien Sie bei der Formatierung sparsam: keine unnötigen Verzierungen und Schnörkel. Die Abwesenheitsnotiz hat vor allem Informationscharakter und sollte auch auf einem Handy-Display gut lesbar sein.

Und noch ein letzter Tipp: Machen Sie sich mit den Einstelloptionen vertraut, die Ihre E-Mail-Software für die Einrichtung von Abwesenheitsnotizen, Weiterleitungen und Filtern für eingehende Mails bietet. Nur wer die Möglichkeiten kennt, kann sie gezielt einsetzen. Und wenn Sie gar nicht wissen, wie und ob Sie Abwesenheitsnotizen einrichten können, dann fragen Sie einfach bei KollegInnen oder Ihrer IT-Abteilung nach.