6 Geheimnisse perfekt organisierter Zeitgenossen
Niemandem ist es in die Wiege gelegt, perfekt organisiert durch den Tag zu kommen. Und doch gibt es einige Menschen, die darin deutlich besser sind als andere – und so mehr erledigt bekommen, bessere Ergebnisse erzielen und damit auch mehr Zeit für sich haben. Doch was sind ihre Geheimnisse?
Mehrere Studien zeigen, dass verschiedene Aspekte ineinander greifen, die alle für sich genommen keine Hexerei sind. Es gibt also keine Geheimnisse, aber auch keine besondere genetische Struktur oder Begabung – man muss nur konsequent ein paar Regeln beachten:
- Gut organisierte Menschen setzen Prioritäten: Das ist wahrlich keine neue Erkenntnis, aber es ist eine entscheidende Grundlage für alles andere. Vor allem aber bedeutet Prioritäten zu setzen nicht nur, die Aufgaben in eine Reihenfolge zu bringen, sondern auch, auf unwichtige Dinge komplett zu verzichten. Menschen, die anderen als perfekt organisiert erscheinen, haben jenen, die ständig den Punkten auf ihrer To-do-Liste hinterherhetzen, also vor allem voraus, dass ihre To-do-Liste auf das Notwendigste zusammengestrichen ist.
- Gut organisierte Menschen nutzen die richtigen Werkzeuge: Der Verzicht auf das optimale Werkzeug kann einen enormen Zeitverlust bedeuten. Häufig ist es daher, vor allem bei wiederkehrenden Aufgaben, sinnvoll, sich zunächst genau mit den zur Verfügung stehenden Tools auseinanderzusetzen. Statt gleich mit der Arbeit loszulegen ist also erst einmal gute Planung angesagt. Und in manchen Fällen bedeutet die Wahl des besten Werkzeugs schlicht Delegation: So wird Bill Gates seine Belege für die Steuererklärung sicher nicht selbst sammeln und aufbereiten.
- Gut organisierte Menschen bevorzugen einfache Lösungen: Dieser Aspekt hängt eng mit dem vorhergehenden zusammen, da nur durch richtige Planung und die richtigen Werkzeuge der schnellste Weg zur Lösung gewährleistet werden kann. Wer unorganisiert ist, verheddert sich immer wieder, wird abgelenkt und muss von Neuem anfangen. Dabei geht viel wertvolle Zeit verloren.
- Gut organisierte Menschen haben weniger (unnötiges) Zeug und sind daher fokussierter: Wir lassen uns gerne ablenken. Hier eine Mail, dort ein Anruf, dann eine andere Unterbrechung. Und während wir an X arbeiten, sehen wir auf dem Schreibtisch die Unterlagen für Y und Z … und unser Gehirn geht auf Wanderschaft, statt sich mit der aktuellen Aufgabe zu beschäftigen. Produktivitätschampions wissen, dass weniger mehr ist: Weniger Sachen auf dem Schreibtisch bedeuten weniger Ablenkung. Weniger stupide verbrachte Zeit (Internet, Fernsehen …) bedeutet mehr produktive Zeit. Und weniger Kram bedeutet auch mehr Ordnung und weniger Zeit, die fürs Ordnen aufgewendet werden muss.
- Gut organisierte Menschen sind aufgeräumt: „Aufgeräumt“ sowohl in dem Sinn, dass alles seinen angestammten Platz hat und nicht irgendwo im Chaos untergeht, als auch hinsichtlich der Reduktion auf das Notwendige. Wer zu viel unnützes Zeug in der Wohnung oder am Arbeitsplatz hat, tut sich genauso wenig einen Gefallen wie jemand, der Zeitschriftenabos oder Vereinsmitgliedschaften hat, die er nicht wirklich ausnutzt: Alles, was wir besitzen, behalten und bewahren, bedeutet für die Zukunft weitere Verantwortung, Zeitaufwand und ggf. Kosten. Trennen Sie sich von allem, was Sie nicht wirklich benötigen! So bleibt mehr für die wirklich wichtigen Dinge.
- Gut organisierte Menschen schauen in die Zukunft, während andere in der Gegenwart und der Vergangenheit verharren: Wer weiß, was ihn in der Zukunft erwartet, kann seine Handlungen bereits im Vorfeld entsprechend abstimmen – und spart in der Summe eine Menge Zeit und Umwege. Wer regelmäßig seine Belege abheftet, weil er weiß, dass er sie irgendwann für die Steuererklärung benötigt, muss nicht im letzten Moment alles durchsuchen. Wer weiß, dass demnächst eine bestimmte Aufgabe ansteht, erkennt leichter, wenn ihm ein geeignetes Werkzeug begegnet. Und durch die Projektion in die Zukunft arbeitet das Gehirn schon unterbewusst daran, den optimalen Lösungsweg zu finden. Wer hingegen ständig von einer Aufgabe zur nächsten hetzt und in Gedanken noch den Versäumnissen der vergangenen Tage nachhängt, verschenkt viel Potenzial.
