Die 10-25-50-90-Regel für effektivere Meetings

Meetings gehören zum Geschäftsalltag. Doch wenn sich ein unproduktives Meeting ans andere reiht, bleibt vom Arbeitstag nur wenig übrig.

Statt sich also damit abzufinden, dass man immer eine ganze Stunde (oder mehr) für ein Meeting ansetzt, sollte man die Dauer der Meetings schon bei der Planung so kurz wie möglich halten. Mit der 10-25-50-90-Regel passen Sie die Dauer einer Besprechung dem Zweck an, sparen allen Beteiligten Zeit und sorgen dafür, dass die Meetings wesentlich produktiver ablaufen. Je nach Zweck der Besprechung setzen Sie dabei 10, 25, 50 oder 90 Minuten an und passen das Umfeld der Besprechung an.

• ​10 Minuten für kurze Fragen und Ankündigungen. Beschränken Sie die Teilnehmerzahl auf das Notwendigste, verzichten Sie auf Technik, halten Sie die Besprechung im Stehen ab. Häufig lassen sich offizielle Meetings in diesen Situationen ganz vermeiden: Nach der Ad-hoc-Besprechung mit 1 bis 3 Personen schreiben Sie in solchen Fällen einfach eine kurze Rundmail mit den relevanten Informationen für andere, nur nachrichtlich betroffene Teammitglieder. Solche 10-Minuten-Besprechungen können Sie im Viertelstundenrhythmus planen und haben jeweils 5 Minuten, um zum nächsten Termin zu kommen. Dazu ist es wichtig, individuelle Nachfragen abzublocken und schriftlich abzuhandeln.
• 25 Minuten für Status-Updates. Egal, ob Sie das ganze Team informieren müssen oder ob Projektfortschritte abgeglichen werden müssen: 25 Minuten reichen, denn länger hält die Konzentration bei den Teilnehmern eh nicht. Auch hier sind Stand-Up-Meetings möglich, aber manche Teilnehmer beginnen, sich nach 15 bis 20 Minuten im Stehen unwohl zu fühlen. Beschränken Sie die Fragerunde auf eine Frage pro Teilnehmer um “Ping-Pong-Diskussionen” zu vermeiden. Details können nach der Besprechung separat geklärt werden. Ein Großteil der üblichen einstündigen Meetings kann durch 25-Minuten-Meetings ersetzt werden und gibt den Teilnehmern 5 Minuten, um rechtzeitig zum nächsten Termin zu kommen.
• 50 Minuten für Meetings mit mehreren Tagesordnungspunkten. Hier geht es nicht ohne Besprechungsraum und formale Agenda. Teilen Sie diese den Teilnehmern vorab mit und verzichten Sie auf langatmige Begrüßungen, sondern beginnen Sie möglichst rasch mit den eigentlichen Inhalten. Wichtig ist hier ein guter Moderator, der die Einhaltung der Zeitslots sicherstellt. 50-Minuten-Meetings, die als solche angesetzt sind, sorgen unter den Teilnehmern für mehr Aufmerksamkeit. Erlauben Sie maximal 5 Minuten Überziehung, damit Teilnehmer für die Besprechung nur eine Stunde blockieren müssen.
• 90 Minuten für Brainstorming, Strategie- und Problemlöse-Sessions – eventuell aufgeteilt in zwei 45-Minuten-Sessions mit 10 bis 15 Minuten Pause dazwischen. In diesem Fall sollten Sie mindestens Erfrischungsgetränke vorsehen, darüber hinaus, sofern sinnvoll/notwendig, zusätzlich Stifte, Blöcke und andere Arbeitsmaterialien für die Einbindung der Teilnehmer vorbereiten und vorab auslegen. 90-Minuten-Sessions sind nur für Besprechungen sinnvoll, bei denen alle Teilnehmer aktiv (und nicht nur passiv als Zuhörer) eingebunden sind. Beschränken Sie daher den Einsatz solcher Meetings und die Teilnehmerzahl auf das Notwendigste.

Machen Sie sich klar, dass die Länge einer Besprechung nicht in direkter Korrelation zum Ergebnis steht – im Gegenteil: Je länger Besprechungen dauern, desto geringer die Aufmerksamkeit der Beteiligten. Um den Fokus zu halten, sind kurze Meetings daher besser als längere. Zudem sind Meetings ein enormer Kostenfaktor: Eine zweistündige Besprechung mit 20 Teilnehmern, deren Arbeitszeit das Unternehmen (für eine einfache Beispielrechnung angenommen) im Durchschnitt 100 Euro pro Stunde kostet, verursacht kalkulatorische Kosten von 4.000 Euro nur für die Anwesenheit. Kann das gleiche Ergebnis auch mit einer 25-minütigen Besprechung mit 5 Teilnehmern und einer E-Mail über die Ergebnisse an die restlichen 15 Kollegen erreicht werden, dann spart Sie das nicht nur über eine Stunde in Ihrem Tagesablauf, sondern kalkulatorisch bei unserer Beispielrechnung auch weit über 3.000 Euro, die als Arbeitszeit anderweitig zur Verfügung stehen (0,5 h x 5 Personen für Besprechung plus 0,5 h für das Schreiben der Mail plus 20 Personen * 0,25 h für das Lesen derselben = 8 Arbeitsstunden à 100 €/h).

Und die Kollegen, die nicht zwei Stunden in einem langweiligen Meeting ausharren müssen, werden es Ihnen danken.