100 Jahre alte Methode für effektivere To-do-Listen

Der Historiker Scott M. Cutlip berichtet, dass Charles M. Schwab, einer der damals reichsten Industriemagnaten, 1918 ein Gespräch mit Ivy Lee führte, der als der Vater der modernen Public Relations und des Krisenmanagements gilt. In dem Gespräch ging es allerdings nicht um Öffentlichkeitsarbeit für die Unternehmungen von Schwab, sondern um Produktivitätssteigerungen. Lee bot Schwab an, mit den führenden Angestellten jeweils 15 Minuten zu sprechen und so deren Produktivität zu steigern – es würde Schwab nichts kosten, nur erwarte er eine faire Entlohnung, wenn seine Maßnahme zu höherer Produktivität führe.

Wenig später sandte Charles M. Schwab ihm einen Scheck über 25.000 Dollar – eine Summe, die heute etwa 400.000 US-$ entspricht. Eine fürstliche Entlohnung für ein paar kurze Gespräche.

Was hatte Lee den Angestellten vermittelt? Das auch als Ivy-Lee-Methode bekannte Vorgehen ist denkbar einfach und dreht sich darum, effektive To-do-Listen zu führen. Ivy Lee empfahl folgendes Vorgehen:

1. Schreiben Sie am Ende des Arbeitstags die sechs wichtigsten Dinge auf, die Sie am nächsten Tag erledigen müssen. Notieren Sie nur sechs Punkte, nicht mehr!
2. Sortieren Sie die sechs Aufgaben nach ihrer tatsächlichen Wichtigkeit.
3. Beginnen Sie am folgenden Tag sofort mit der Erledigung der wichtigsten Aufgabe aus der Liste. Bleiben Sie dabei, bis die Aufgabe abgeschlossen ist, dann widmen Sie sich dem nächsten Punkt.
4. Arbeiten so die Liste ab, übertragen Sie ggf. nicht erledigte Aufgaben auf die Liste der 6 wichtigsten Punkte für den kommenden Tag und ergänzen Sie die Liste. Wiederum: Nicht mehr als sechs Punkte!
5. Fahren Sie täglich nach dieser Methode fort.

Eigentlich ganz einfach. Aber offenbar war diese Methode Schwab viel Geld wert. Und tatsächlich hat die Lee-Methode viele Vorteile gegenüber modernen Zeitmanagement-Methoden:

• Sie ist so einfach und eingängig, dass sie wirklich jeden Tag umgesetzt werden kann.
• Sie zwingt zu klaren Entscheidungen und Prioritäten – und zwar am Tag zuvor. Damit muss man nicht ständig neue Prioritäten setzen, sondern hat einen klaren Arbeitsplan vor sich.
• Sie beugt Multitasking und damit verbundenen Reibungsverlusten vor, indem sie eine Fokussierung auf die sechs Kernaufgaben fordert.
• Sie macht den Arbeitsbeginn und Arbeitsfluss einfach, weil man nicht mehr darüber nachdenkt, womit man wann beginnen sollte.

Testen Sie die Methode doch einmal, wenn Sie mit umfangreichen To-do-Listen oft überfordert sind und sich manchmal nur wie ein/e Aufgaben-VerwalterIn fühlen!